Conformément aux statuts de l’association, le Comité de Pilotage a rédigé une proposition de règlement intérieur. Il ne remplace pas la Charte déjà en place au sein de l’association mais s’inscrit bien en complément de cette dernière et des statuts. Il pourra être complété aussi souvent que voulu ou nécessaire sous réserve de l’approbation du Comité d’Orientation.
Préambule
Tous les documents cités dans ce règlement sont consultables sur le site internet de l’association, au local de l’association et sur demande.
Article 1 – Rappel de l’objet et du but de l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne
L’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne poursuit un but non lucratif et est indépendante de toute attache politique et religieuse.
L’objet de l’association est de mettre en place et de gérer l’usage d’une monnaie locale complémentaire (MLC) sur le bassin de vie grenoblois tel que défini dans les Conditions Générales d’Utilisation, monnaie dont la vocation est d’inciter les acteurs de l’économie à adopter des démarches de production et de consommation respectant des valeurs sociales, environnementales, équitables, telles que décrites dans la charte de l’association.
Article 2 – Adhésions – Renouvellement – Exclusion – Cotisations
2.1 – Conditions d’admission des personnes physiques
Outre les conditions déjà définies dans les statuts de l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne le demandeur doit dûment remplir le bulletin d’adhésion, s’acquitter de sa cotisation, adhérer aux engagements figurant sur la Charte et tendre à les respecter. La personne s’engage à respecter également le présent règlement intérieur et à prendre connaissance des statuts de l’association. Le paiement de la cotisation sous-entend l’expresse acceptation de tous ces documents.
2.2 – Conditions d’admission des personnes morales
Une personne morale désirant adhérer à l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne doit remplir les mêmes conditions que celles visées à l’article 2.1.
La personne morale désignera au préalable un mandataire et un remplaçant qui seront les seuls autorisés à siéger en tant que membre professionnel au sein des différentes instances. Le mandataire et son remplaçant seront également en droit d’utiliser la monnaie en tant qu’usager.
La personne morale adhérente est invitée à mentionner son adhésion dans ses communications internes et externes.
2.3 – Modalités de confirmation d’adhésion (personnes physiques et morales)
La confirmation d’adhésion sera communiquée par voie électronique (ou par courrier postal pour les personnes ne disposant pas d’Internet) accompagnée d’un exemplaire de la Charte, des statuts et du Règlement Intérieur. L’acceptation de l’adhésion est subordonnée au paiement de la cotisation.
Chaque adhérent recevra une carte d’adhésion sur la quelle figurera entre autre un numéro d’adhérent.
2.4 – Durée et renouvellement des adhésions (personnes physiques et morales)
Les adhésions sont valables pour l’année civile en cours, la date de référence étant le 1er janvier de l’année d’inscription.
Pour le renouvellement de son adhésion, l’adhérent dispose d’un délai d’un mois après le 1er janvier pour effectuer le règlement du montant de la cotisation de l’année suivante.
Passé ce délai, la personne sera déclarée comme non adhérente à l’association, sans aucune autre formalité.
Le Comité de Pilotage se réserve toutefois le droit de refuser toute ré-adhésion d’une personne physique et/ou morale, conformément à l’article 9 des statuts.
Il se réserve un délai d’un mois à compter de la date de la réception du règlement du renouvellement pour en aviser le membre concerné. En cas de recours de l’intéressé, le Comité d’Orientation statuera en dernier ressort.
2.5 – Exclusion
Le non-respect d’un des engagements de la Charte ou du présent règlement pourra entraîner l’exclusion. Au préalable, les deux parties pourront demander le recours à une
médiation extérieure.
Par ailleurs, l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne se réserve le droit de suspendre l’utilisation des Cairns par la personne mise en cause, le temps nécessaire aux investigations et/ou à la mise en place d’une médiation.
2.6 – Montants des différentes cotisations
Les montants des différentes cotisations annuelles sont fixés chaque année par délibération du Comité d’Orientation.
De manière exceptionnelle, les adhésions reçues en 2017 au nom de l’association pour la création du Cairn sont valables pour l’association du Cairn, Monnaie Locale et Citoyenne pour l’année 2018.
Adhésion des Utilisateurs :
L’adhésion des utilisateurs est à prix libre à partir d’un minimum fixé à 5€.
Il est proposé à l’adhérent de contribuer au fonctionnement de la monnaie en majorant la cotisation obligatoire de 5€. Le montant de cette contribution est libre et laissé à l’appréciation de l’adhérent selon ses moyens et son désir d’implication dans le fonctionnement du Cairn.
Pour la première année de fonctionnement de la monnaie, quatre dynamiques d’adhésion sont proposées pour permettre au Cairn de se développer selon le montant moyen des adhésions :
-
• 5€ : Minimum requis pour le fonctionnement
• 10€ : Montant d’équilibre, i.e. somme permettant de financer les billets papier
• 20€ : Développement de la monnaie et des moyens de paiements électroniques (carte de paiement, SMS, virements, application téléphone, …)
• 50€ : Développement d’un réseau de partenaires nombreux et diversifiés grâce à des salariés payés par l’association
Adhésion des Professionnels :
L’adhésion est valable pour l’année calendaire, une cotisation vous sera demandée chaque début d’année.
L’entrée dans le réseau du Cairn sera effective après décision d’un comité d’accueil.
Le tableau suivant donne les différents niveaux de cotisation annuelle selon le chiffre d’affaire :
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L’association se réserve le droit d’appliquer des avantages tarifaires dans certains cas : premiers adhérents, ex-membres du Sol Alpin, Parrainage…
Article 3 – Gouvernance
En complément des statuts, ces articles ont pour objet de détailler les situations particulières relevant de la gouvernance interne à l’association.
3.1 – Groupe de Vitalité Démocratique
Le Groupe de Vitalité Démocratique se compose d’au moins 3 membres afin qu’y siège au moins 1 mandaté de chaque autre instances (CO, CP et CS). Le minimum de 3 membres permet également un débat, une prise de décision sereine.
3.2 – Modalités d’adhésion des Compagnons de route
Les Compagnons de route sont reconnus en Comité d’Orientation et siègent au Comité de Pilotage. Leurs modalités d’adhésion sont à négocier avec les membres de ce dernier. Leur voix y est délibérative.
3.3 – Pondération des votes
La pondération appliquée lors des décisions en CO est la suivante : 50% membres utilisateurs, 50% membres professionnels.
La pondération appliquée lors des décisions en CP est la suivante : 40% membres utilisateurs, 40% membres professionnels, 20% Compagnons de Route.
3.4 – Proposition de point à l’Ordre du jour des Comité d’Orientation
Tout membre de l’association peut proposer un sujet à ajouter à l’ordre du jour des Comité d’Orientation. Le cas échéant, il doit en informer le Délégué aux relations avec les utilisateurs et les professionnels du Comité de Suivi.
3.5 – Modalité d’élection des membres du Comité de Pilotage
L’ensemble des adhérents est amené à élire les candidats aux sièges d’utilisateurs et de professionnels. Ils se prononcent dans la limite de 10 utilisateurs et 10 professionnels.
Les candidatures sont recevables dès l’envoi de la convocation du Comité d’Orientation annuel et jusqu’au début de la séance.
Tout candidat au Comité de Pilotage doit être à jour de sa cotisation à la date de l’élection.
Les candidats devront être élus nominalement à bulletin secret à la majorité absolue (majorité absolue puis le cas échéant majorité relative au second tour). Des votes départageront les éventuels ex æquo (vote à la majorité relative).
Les membres du Comité de Pilotage sont élus pour une période d’un an.
En cas de vacances d’un poste en cours de mandat, les postes vacants sont pourvus lors du Comité d’Orientation qui suit, dans le cadre d’une élection partielle. Les modalités d’élection restent identiques.
La participation des utilisateurs et des professionnels aux Comités d’Orientation est nécessaire notamment pour désigner leurs représentants dans les sièges réservés aux utilisateurs et aux professionnels au sein du Comité de Pilotage.
Article 4 – Territoire de valeur du Cairn
La zone de valeur Cairn reprend le SCoT (Schéma de Cohérence Territoriale) grenoblois ainsi que les massifs environnants (Vercors, Chartreuse, Belledonne, plateau Matheysin), très connectés au bassin de vie grenoblois. La zone pourra être modifiée si le Comité d’Orientation estime que certains territoires limitrophes absents doivent y figurer.
Article 5 – Code de conduite et règles générales
En complément de la Charte, des statuts, des conditions générales d’utilisation du Cairn et des conventions des professionnels, ces articles ont pour objet de définir les engagements que toute personne désirant adhérer à l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne doit respecter.
5.1 – Responsabilité des déclarations
Tout membre de l’association reconnaît être l’unique responsable de ses commentaires et/ou déclarations faites à quiconque et ce sur quelque support que ce soit au nom de l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne et/ou de ses adhérents.
5.2 – Préjudice
Tout membre veillera à ne pas entraîner de préjudice moral ou matériel à l’association et/ou à ses adhérents par ses actions ou ses déclarations.
5.3 – Assurance
Tout adhérent fait son affaire personnelle d’être assuré de façon adéquate pour les Cairns qu’il détient. De ce fait, il renonce à tout recours éventuel contre l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne et/ou ses salariés en cas de problème.
Article 6 – Règles de confidentialité au sein de l’association
6.1 – Coordonnées
La liste des membres de l’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne est strictement confidentielle. Elle n’est accessible dans sa totalité qu’aux salariés de l’association et au Comité de Pilotage.
Tout membre de l’association s’engage à ne pas divulguer à autrui les coordonnées, informations personnelles et/ou d’ordre privé des membres adhérents, qu’il aura connus par le biais de son engagement au sein de l’association.
L’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne collecte les informations personnelles nécessaires pour que les adhérents puissent profiter des fonctionnalités proposées sur le site internet. Elles font l’objet d’un traitement informatique (enregistrement dans une base de données). Ces informations sont uniquement utilisées par l’association dans le cadre de sa mission et ne sont pas communiquées à d’autres organismes, sauf existence d’un texte légal l’y contraignant.
6.2 – Informations privées
L’association Le Cairn, Monnaie locale et citoyenne garantit que tous les moyens seront mis en œuvre pour ne pas voir des informations d’ordre privé diffusées publiquement.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’adhérent dispose d’un droit d’accès, de rectification et d’opposition sur les données le concernant, auprès de n’importe quel membre de l’équipe salariée et/ou du Comité de Pilotage.
Article 7 – Groupe locaux
Le Groupe Local est la base du fonctionnement du Cairn sur le terrain. Il est le relai du projet sur un territoire donné, il aura à terme pour but de veiller au bon fonctionnement du réseau sur sa portion de territoire et de diffuser la dynamique de monnaie. En interne le Groupe Local est autonome pour sa propre organisation, le référent identifié par le Comité de Pilotage a charge de rendre des comptes à celui-ci sur sa demande. Les missions que chaque Groupe Local peut prendre en main, dans la mesure de ses possibilités, sont énumérées ci-après, de manière non exhaustive :
-
• Définir, en association avec le Comité de Pilotage, le périmètre géographique d’action du groupe
• Organiser des réunions publiques, être présent sur différents événements (marchés, événements locaux…) pour sensibiliser largement sur le projet du Cairn et gagner ainsi en adhérents utilisateurs de la monnaie.
• Rechercher des partenaires économiques et construire un lien régulier avec eux
• Faire le lien avec la presse locale
• Veiller à la provision des comptoirs de change, ils doivent être réapprovisionnés en billets Cairn régulièrement.
• Faire le lien entre le réseau local et le reste de la zone Cairn (représentants aux réunions communes, aux CA, aux événements communs…)
• Gérer le potentiel budget alloué à chaque groupe local (si les finances le permettent)
• Faire le lien avec de potentiels financeurs locaux
• Faire le lien avec les collectivités locales
• Faire circuler l’information en interne au Groupe Local aussi bien qu’avec le public extérieur, par courriel, site Internet, permanence téléphonique, etc…
• Envoyer un ou des représentants du Groupe Local aux réunions des Comité d’Orientation ou présenter des candidats pour le Comité de Pilotage, pour représenter les intérêts du Groupe Local et participer à la construction commune du projet.
• Organiser des réunions de Comité d’Orientation sur son territoire, permettant de fédérer autour du projet du Cairn
Article 8 – Groupes de Travail
Des Groupes de Travail (GT) transversaux peuvent être mis en place en fonction des besoins du projet
Ce sont les groupes de travail qui permettent d’avancer et fournissent de la matière au Comité d’orientation et de pilotage. Chaque groupe est animé par un référent identifié par le comité de pilotage qui fait le point dès que nécessaire sur l’état d’avancement des activités avec le comité de pilotage.
Tous les bénévoles qui le souhaitent peuvent participer à un ou plusieurs groupes de travail et doivent fournir au reste de l’association les éléments nécessaires à la prise de décision lors des comités d’orientation
En complément des points évoqués dans les statuts, chaque groupe de travail est autonome dans son organisation interne et dans la gestion de ses outils de travail. Il devra néanmoins tenir informé le Comité de Pilotage des éventuelles évolutions (changement de référent, modification des outils, etc…).
Article 9 – Relations entre les membres au quotidien, en interne et en externe
Ce cadre relationnel pose les bases pour des relations de qualité entre membres de l’association et avec leurs interlocutrices/eurs, cela au quotidien, dans les réunions et autres temps partagés. Il est un cadre sécurisant au service de la raison d’être, des missions de l’association, du développement et du bien-être de chacune et chacun. Il facilite l’émergence de la sagesse du groupe, autrement appelée intelligence collective.
Dans ce but, les attitudes suivantes sont à privilégier :
-
– En ayant quelque chose à dire à quelqu’une/un, le lui dire directement et de préférence seul à seul. Si cela concerne tout le groupe, le partager dans le cadre d’une réunion. S’efforcer d’être le/ la plus transparent(e) et respectueux(se) possible. Poser des questions plutôt que de rester sur des suppositions.
– S’exprimer dans l’intention de vouloir du bien. Parler de son vécu, de son ressenti et de ce qui est important pour soi. Utiliser le “Je”.
– Reconnaître la valeur de chacune et chacun. Accorder autant d’importance à chaque point de vue.
– Chacun est responsable de ce qu’il dit, de ce qu’il décide et de la façon dont il reçoit ce qu’il entend.
– Faire de son mieux pour dépasser le jugement, ne pas interpréter, ne pas faire de suppositions, respecter la parole de chacune/un comme étant sa vérité.
– Laisser de l’espace à un humour respectueux, à la légèreté et aux réjouissances, au plaisir d’être et de faire ensemble.
Article 10 – Principes de fonctionnement des instances
Ce cadre de fonctionnement a pour vocation de poser les principes et les pratiques guidant les membres de l’association, en particulier le Comité d’Orientation, le Comité de Pilotage et les groupes de travail, si ces derniers désirent se l’approprier. Son but est de pouvoir mettre en mots des intentions, pour que ces pratiques aient la chance d’être vécues. C’est un fonctionnement vers lequel l’association tend, en laissant le droit à l’expérimentation et à l’erreur, avec des améliorations possibles à tout moment.
10.1 – Sociocratie
La sociocratie est un mode de prise de décisions et de gouvernance qui permet à une organisation, quelle que soit sa taille, de se comporter comme un organisme vivant, de s’auto-organiser. Le groupe se réunit en cercle sociocratique. La disposition en cercle favorise l’expression de chacun, en le plaçant à égalité avec les autres. La parole de chacun des membres du groupe, co-responsable des décisions prises par le groupe, est entendue et considérée.
L’objectif premier est de développer la co-responsabilisation des acteurs et de mettre le pouvoir de l’intelligence collective au service du succès de l’organisation.
Tous les thèmes ne sont pas obligatoirement travaillés en Comité d’Orientation, le Comité d’Orientation pourra choisir de donner mandat à un groupe de travail, composé de quelques membres, afin de développer une question, pour l’aborder ensuite en Comité de Pilotage afin qu’il soit mis à l’ordre du jour d’un Comité d’Orientation ultérieur.
10.2 – Parité, non-discrimination
Lors de la désignation des membres au sein de chaque instance, l’association s’engage à faire respecter si possible le principe de parité au sein de ces dernières.
L’association s’interdit toute discrimination, veille au respect de ce principe et garantit la liberté de conscience pour chacun de ses membres.
10.3 – Souveraineté
Chacun agit en pleine souveraineté, est responsable de ses actes, de sa parole, de sa présence et de sa participation.
10.4 – Responsabilité
Chaque membre fait ce pourquoi il s’est engagé, dans un cadre bienveillant envers lui et envers les autres. Le cas échéant, il accepte d’éventuelles difficultés, contretemps et obstacles, en informe le groupe et demande du soutien. Il ose essayer sans se laisser entraver par la peur de l’erreur et de l’imperfection.
10.5 – Implication – Engagement
Chacun s’engage, en étant adhérent et acteur, à respecter le cadre posé par le groupe et à le lui signaler lorsqu’il considère que celui-ci n’est pas respecté.
En dernier ressort il peut en référer au Groupe de Vitalité Démocratique, instance garante du respect de la Charte, des statuts et du présent règlement intérieur.
10.6 – Accueil des nouveaux membres
Les membres de l’association se rendront disponibles aux nouveaux membres pour clarifier la gouvernance et les pratiques d’intelligence collective.
10.7 – Communication
Lors des décisions des différentes instances, et afin de faciliter les échanges et prises de décisions, les modes de communication suivants sont à privilégier :
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– Adopter une écoute active et bienveillante, savoir mettre son ego en retrait, différer son intervention, respecter les silences.
– Parler en utilisant le plus possible le « JE ». Éviter de parler à la place de quelqu’un ou au nom du groupe. Pas d’interpellation personnelle dans le cadre des réunions.
– Avant de prendre la parole, se demander si cela peut servir le groupe. Éviter de se répéter ou de répéter ce qui a déjà été exprimé.
– Tâcher d’être constructif, proposer des solutions plutôt que de se cantonner à l’objection/la critique.
– Si nécessaire, demander de l’aide pour reformuler clairement et brièvement mes propos.
– Utiliser le langage des signes pour signifier son approbation, désaccord, demander la parole etc.
– Pratiquer le « feedback constructif » en recourant à la communication non violente (CNV)
10.8 – Confidentialité
Sauf mention contraire, les différents arguments échangés lors d’une réunion peuvent être rendus publics sur le site internet ou intranet de l’association afin que les absents puissent s’informer sur la teneur des débats.
10.9 – Prévention des conflits d’intérêts
Pour tout besoin de prestation rémunérée, afin d’éviter tout conflit d’intérêt dans les instances décisionnelles, la méthode suivante est mise en place :
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– Réaliser une consultation restreinte à des professionnels faisant ou pas partie du réseau, sur la base d’un cahier des charges rédigé par le groupe de travail correspondant.
– Indiquer dans le cahier des charges des critères d’attribution pondérés, permettant une analyse objective des offres de manière équitable et transparente.
– Dans le cas où une personne faisant partie des instances décisionnelles souhaite se porter candidate, ne pas la faire participer à la formalisation, à la validation du cahier des charges et à la délibération pour l’attribution de la prestation rémunérée. Elle pourra néanmoins être consultée.
– Mettre à disposition, sur simple demande, le tableau récapitulatif des offres et des appréciations pondérées.
– Lors de chaque Comité d’Orientation , présenter les contrats engagés avec les membres des instances décisionnelles et des groupes de travail pour des prestations rémunérées.
Article 11 – Pratique de fonctionnement des instances
11.1 – Présence
Chacun s’engage à répondre aux sollicitations (sondages, appels à bénévoles, mails), même de manière négative, et à prévenir de son retard et/ou son départ anticipé. Lorsque quelqu’un en ressent le besoin il peut demander une pause.
11.2 – Absence
Par respect pour le groupe, prévenir lorsqu’on ne peut pas assister à une réunion. Il est de la responsabilité de la personne absente de se tenir informée des décisions prises en son absence en lisant le compte-rendu et en allant consulter les autres membres si nécessaire.
Toute décision peut être remise en question en la portant à l’ordre du jour du prochain Comité d’Orientation.
11.3 – Préparation de l’ordre du jour
L’ordre du jour est communiqué à l’avance et modifiable le jour J en fonction de l’actualité.
Chacun prend la responsabilité de venir suffisamment informé et préparé. Chacun pourra ainsi être facilitateur/animateur lors de la réunion. Le temps nécessaire sera accordé pour prendre des décisions de qualité.
11.4 – Horaires
Respecter les horaires prédéfinis. En cas de prolongement, faire une pause et décider collégialement de la suite à donner aux points non abordés.
Article 12 – Facilitation des réunions
12.1 – Animation
Concernant l’animation et selon groupe/thématique/maturité, différentes propositions d’outil d’éducation populaire peuvent être combinées : météo intérieure, écoute du centre, tour de clôture, jeux coopératifs, etc…
12.2 – Répartition des rôles
Afin que chacun se forme et soit plus vigilant en réunion, faire tourner les rôles et responsabilités suivants :
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– Désigner un maître du temps disposant de l’ordre du jour pour assurer le respect du temps imparti et proposer un réajustement le cas échéant.
– Désigner un passeur de parole et définir un temps de parole admis. Utiliser un bâton de parole peut éviter que la réunion ne tourne à la cacophonie.
– Désigner un ou des rédacteurs du compte-rendu.
12.3 – Convivialité
Prévoir du temps pour des moments de partage convivial. Ne pas hésiter à apporter quelque chose à partager (boissons, nourriture, musique, art, etc.), sans oublier des éléments de bonne humeur.
Article 13 : Comptabilité-Dépenses
Les dépenses courantes sont effectuées sous la responsabilité du délégué aux finances
Le Comité de Pilotage fixe chaque année le montant maximal des dépenses que le Comité de Suivi peut engager, par opération, sans avoir à en référer au Comité de Pilotage. Les dépenses excédant ce montant sont votées par le Comité de Pilotage
Tout adhérent à jour de ses cotisations peut demander au Trésorier à consulter les pièces comptables de l’Association, les comptes et bilan financier validés par le Comité d’Orientation.